Tre parole sintetizzano il metodo per gestire al meglio la Logistica: prima mappare, poi misurare, poi agire: l’attività di analisi è quindi fondamentale e propedeutica a quella di gestione, perché permette di comprendere, modellizzare e infine guidare il sistema logistico.
Nei sistemi logistici gli effetti (di decisioni o situazioni) diventano cause, per cui prendere la giusta decisione non è semplice, e richiede sempre la revisione critica del proprio operato, per verificare che il “circolo” generato produca effetti positivi.
Il modo più sicuro di avere una visione globale del sistema è quindi “fare la mappa” dei processi e dei flussi, e per ognuno di essi, identificare gli attributi quantitativi e qualitativi fondamentali. Conoscendo il processo, il logistico deve valutare su quale delle sue parti deve intervenire per migliorare le prestazioni: esse sono quantificate dai drivers del sistema, cioè quei parametri che permettono di sintetizzarlo e misurarlo, e di definirne efficacia ed efficienza.
Ma cosa sono efficacia ed efficienza? L’efficacia è la capacità di ottenere un determinato risultato da un insieme di operazioni: misura esclusivamente il risultato ottenuto; l’efficienza è la misura delle risorse impiegate per ottenere un certo risultato.
Approfondendo come procedere concretamente alla mappatura e misurazione del sistema, la stesura grafica più efficace è quella che avviene sotto forma di tabella, in cui sono sintetizzati, oltre ai parametri di efficacia ed efficienza, i dati salienti di ogni processo: quando, chi, con quali attrezzature, con quale tecnologia informatica, con quale grado di automazione viene svolta l’attività.
Una delle procedure più utilizzate in questa fase di analisi è quella denominata Tempi e Metodi: essa permette di evidenziare ogni parte del processo, e di misurarne in un secondo momento il relativo tempo-ciclo.
L’azione, infine, si concretizza nella gestione: gestire un sistema logistico significa assumere decisioni che permettono di governare e modificare i valori di efficacia ed efficienza del sistema.
Il principio generale di gestione deve essere quello di coordinamento e mediazione che la filiera logistica deve mettere in pratica con le funzioni aziendali collegate ad essa. Anche all’interno dei rapporti con le altre funzioni aziendali, il logistico deve tenere sotto controllo i parametri di efficacia e di efficienza: è opportuno usare i parametri in termini di costi unitari, che sono più facilmente comprensibili anche da coloro che in azienda non si occupano specificamente di logistica.
Un caso particolare è quello di un’azienda che decide di affidare i servizi logistici a un outsourcer esterno: la gestione logistica si traduce allora sostanzialmente nella gestione del contratto col fornitore esterno. Nel caso infine della gestione del miglioramento tramite progetti interni all’azienda, si deve adottare una tecnica prima discendente e poi ascendente: partire dal livello superiore per arrivare al dettaglio, intervenire su di esso (con i principi dei Tempi e Metodi), e poi risalire al livello di partenza per verificare la bontà dell’effetto complessivo ottenuto.
A cura di Andrea Cattaneo
Autore di Logistica Efficiente
